BKP I : Berkomunikasi Di Tempat Kerja (2)

BERKOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA (2)

Oleh : M. Ichsan Amir Mujahid

G.   FAKTOR-FAKTOR KOMUNIKASI

Secara umum terdapat tujuh faktor komunikasi, yang dikenal dengan sebutan "the seven’s communication", yaitu:

1.   Credibility (kepercayaan)

Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor kepercayaan. Apabila tidak ada saling mempercayai dan saling memerlukan maka proses komunikasi tidak akan dapat berlangsung.

2.   Context (perhubungan)

Apabila tidak terjadi kontak atau hubungan maka komunikasi tidak akan terjadi. Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan kondisi dan situasi lingkungan ketika komunikasi berlangsung.

3.   Content (kepuasan)

Komunikasi harus menimbulkan rasa puas dari kedua belah pihak, dan kepuasan tersebut akan tercapai apa bila berita atau pesan yang dikirim oleh komunikator dapat diterima dan dimengerti oleh komunikan.

4.   Clarity (kejelasan)

Ketidak-jelasan suatu informasi atau pesan dapat mengakibatkan interpretasi yang diberikan komunikan akan berbeda dengan yang dikehendaki oleh komunikator. Kejelasan tersebut meliputi kejelasan isi berita, kejelasan tujuan yang hendak dicapai, dan kejelasan kata-kata yang digunakan dalam berkomunikasi.

5.   Continuity & consistency (kesinambungan dan konsisten)

Komunikasi dapat berlangsung jika terdapat kesinambungan dan konsistensi atau keajegan hubungan dari kedua belah pihak.

6.   Capability of audience (kemampuan komunikan)

Dalam hal ini pengiriman berita atau pesan perlu disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan pengalaman pihak penerima berita. Oleh karena itu komunikator harus menghindari penggunaan istilah-istilah yang tidak lazim dan sukar dipahami oleh komunikan.

7.   Channel of distribution (saluran pengiriman berita)

Agar komunikasi dapat berlangsung dengan baik perlu dipakai media komunikasi yang biasa dipergunakan oleh masyarakat umum. Media komunikasi tersebut antara lain media cetak (surat, Koran, majalah, bulletin, dan buku), media elektronik seperti radio, televisi, telepon dan internet.

H.   TEKNIK BERBICARA

Teknik berbicara menyangkut cara dan kemampuan seseorang dalam mengutarakan pendapat, pikiran, dan perasaannya melalui kata-kata yang baik dan benar sesuai dengan kaidah kebahasaan, sehingga hal-hal yang diucapkan dapat dimengerti oleh lawan bicara. Berikut ini adalah prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam teknik berbicara yang baik/efektif.

1.   Prinsip motivasi

Suatu hal yang tidak dapat disangkal bahwa setiap pembicaraan mempunyai tujuan untuk mendapatkan pengertian dari pihak yang mendengarkan. Agar cara berbicara kita efektif dan dimengerti oleh orang lain, maka dalam berbicara harus memperhatikan:

	a.	Dorongan kebutuhan
	b.	Menghargai pendengar
	c.	Memanfaatkan dorongan rasa ingin tahu

2.   Penyajian isi pembicaraan

Penyajian isi pembicaraan dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu: pendahuluan, isi atau materi, dan penutup. Untuk lebih jelasnya ketiga bagian tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

a.   Pendahuluan

Bagian yang dianggap penting dalam pembicaraan adalah permulaan pembicaraan yang menarik perhatian para pendengar. Pergunakanlah kata-kata atau kalimat yang tidak bertele-tele tetapi yang singkat dan berisi atau padat, sehingga menarik minat dan perhatian.

Dalam pembicaraan pendahuluan harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut ini:

		-	Harus dapat memikat pendengar
		-	Menggunakan kata-kata yang bersifat memotivasi
		-	Menyajikan topik yang dibahas
		-	Penekanan pembicaraan pada hal-hal yang penting dan aktual

b.   Isi atau materi

Agar penyajian isi pembicaraan berlangsung secara efektif ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan, yaitu:

		-	Harus terdapat kejelasan materi yang dibicarakan
		-	Harus terdapat konsistensi materi yang dibicarakan
		-	Harus memadai dalam arti cukup untuk memberikan pengertian kepada para pendengar
		-	Penggunaan waktu atau timing yang tepat artinya pembicaraan tidak bertele-tele atau terlalu meluas, sehingga akan membuat kabur isi pembicaraan

c.   Penutup

Seperti halnya pada bagian pembukaan, maka pada bagian penutup harus dipilih kata-kata yang menarik karena bagian pembukaan dan penutup mencerminkan kualitas pembicaraan.

Pada bagian ini sebaiknya diutarakan pula ucapan terima kasih kepada audiens atas perhatian dan kepedulian serta partisipasinya.

3.   Teknik penyampaian dan gaya bicara

Teknik penyampaian pembicaraan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu teknik memulai pembicaraan dan teknik pola penyajian pembicaraan.

a.   Teknik memulai pembicaraan

Kata-kata pembukaan harus dapat menarik perhatian pendengar. Dalam hal ini ada beberapa teknik yang dapat dipergunakan untuk memulai pembicaraan, yaitu:

		-	Menggunakan anekdot
		-	Mengajukan pertanyaan
		-	Mengemukakan hal-hal yang lucu
		-	Menyatakan keistimewaan suatu tempat atau kejadian

b.   Teknik pola penyajian pembicaraan

Terdapat beberapa macam pola yang dapat dipakai dalam menyajikan materi pembicaraan, yaitu:

		-	Pola waktu (time order) dan pola tempat (space order), Penyajian materi pembicaraan disesuaikan kondisi waktu dan tempat
		-	Pola pemecahan masalah (problem solving order), Penyajian materi pembicaraan dilakukan dengan berbagai cara tergantung tujuan yang ingin dicapai, seperti melalui simposium, seminar, rapat kerja, dan kongres
		-	Pola topik (topic order), Materi pembicaraan dibagi dalam topik-topik yang dibahas atau dibicarakan secara mendetail. Masing-masing topik dibicarakan oleh kelompok lain dan selanjutnya dibuat suatu rangkuman. seperti pembahasan melalui komisi, grup, kelompok
		-	Pola aspek, Penyajian materi pembicaraan ditinjau dari berbagai aspek atau segi, seperti segi tempat, kejelasan, konsekuensi, waktu, dan kecukupan

Gaya bicara

Gaya bicara adalah cara berbicara yang dapat menimbulkan daya tarik bagi para pendengar. Berikut ini disajikan bermacam-macam gaya bicara yang dapat dilakukan oleh pembicara, yaitu:

	a.	Gaya berbicara dengan gaya bahasa, Cara berbicara dengan menggunakan pilihan kata, ungkapan, atau hubungan suara
	b.	Gaya berbicara dengan mimik, Cara berbicara dengan menggunakan gerak air muka atau wajah si pembicara
	c.	Gaya berbicara dengan pantomimik, Cara berbicara dengan menggunakan gerak anggota badan, seperti dengan menggeleng-gelengkan kepala atau menganggukkan kepala
	d.	Gaya berbicara dengan gerak campuran, Cara berbicara dengan menggunakan mimik dan pantomimik

I.     TEKNIK MENDENGARKAN YANG BAIK

Menurut sejumlah penelitian, 75% dari seluruh waktu hidup manusia digunakan untuk berkomunikasi. Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses dalam mengirim dan menerima informasi. Apabila komunikasi yang kita lakukan berjalan baik dan lancar, maka orang lain mengerti apa yang kita inginkan.

Untuk dapat mendengarkan dengan efektif sangat membutuhkan konsentrasi, pengalaman, pengetahuan, dan keterampilan.

Adapun manfaat menjadi pendengar yang baik adalah:

1.	Lawan bicara akan lebih mudah menyampaikan informasi atau pesan-pesannya
2.	Hubungan kerjasama kelompok atau tim akan menjadi lebih baik dan harmonis
3.	Mendorong lawan bicara untuk tetap menjalin hubungan atau komunikasi yang baik
4.	Informasi dalam bentuk instruksi, umpan balik, dan yang lainnya akan lebih jelas dapat diterima oleh lawan bicara

Menjadi pendengar yang baik membutuhkan usaha dan latihan yang teratur. Langkah pertama yang harus kita lakukan adalah menyadari bahwa mendengarkan seseorang berbicara merupakan suatu kebutuhan yang sama pentingnya dengan keterampilan berkomunikasi.

Prinsip-prinsip untuk menjadi pendengar yang efektif:

1.	Tidak melakukan aktivitas mendengarkan dan berbicara pada saat yang bersamaan
2.	Mencoba memahami pokok pikiran atau ide utama pembicara
3.	Hindari gangguan dari lingkungan sekitar
4.	Mencoba untuk mengendalikan emosi
5.	Membuat catatan yang singkat dan jelas
6.	Mencoba untuk bersikap empati (perhatian dan senyuman)
7.	Memperhatikan prinsip-prinsip komunikasi non verbal
8.	Bertanya pada tempatnya
9.	Membuat kesimpulan tentang inti sari pembicaraan
10.	Memberikan umpan balik

J.   INDIKATOR KONFLIK DAN SOLUSINYA

Bahwa kehidupan manusia selalu diwarnai oleh berbagai masalah dan persoalan yang datang silih-berganti. Persoalan yang satu dapat diatasi, kemudian muncul lagi masalah baru. Namun semua masalah itu sifatnya hanyalah sementara dan jika kita berupaya untuk mengatasinya secara rasional dan positif pasti ditemukan jalan keluarnya.

Demikian pula di tempat kerja, ada saja yang membuat kita tidak nyaman dalam bekerja. Teman sekerja itu bermacam-macam sifat kepribadiannya, ada yang senang mengkritik, menyalahkan, atau merasa ingin menang sendiri. Hal-hal semacam inilah yang menyebabkan terjadinya konflik di tempat kerja, dan jika terjadi konflik di tempat kerja maka jalannya organisasi atau perusahaan akan terganggu. Oleh karena itu kita harus menghindari terjadinya konflik di tempat kerja, bahkan indikasi konflik hendaknya diusahakan untuk diubah menjadi kerjasama.

Berikut ini akan dijelaskan mengenai indikator konflik dan solusi untuk mengatasi konflik.

1.   Indikator konflik

Faktor-faktor penyebab konflik tersebut adalah:

	a.	Perbedaan kepribadian
	b.	Perbedaan cara pandang
	c.	Perbedaan tujuan dan kepentingan
	d.	Perbedaan pemahaman

2.   Solusi mengatasi konflik

Berikut ini adalah cara-cara mengatasi konflik di tempat kerja.

	a.	Hindari sumber konflik
		Setelah kita berhasil mengidentifikasi indikator konflik maka sedapat mungkin kita harus menjauhkan atau menghindari sumber konflik
	b.	Netralisasi sikap
		Netral atau tidak memihak dan bahkan diusahakan untuk menjadi mediator di dalam mengatasi konflik tersebut
	c.	Ubah sikap kita
		Kemungkinan terjadinya konflik dapat disebabkan oleh sikap salah seorang anggota kelompok atau organisasi yang dirasa tidak tepat oleh anggota/kelompok lain. Jika hal ini terjadi maka kita harus cepat dan tanggap untuk mengubah sikap kita
	d.	Blending atau mengurangi perbedaan yang ada
		Berupaya untuk mengurangi adanya perbedaan-perbedaan pandangan atau kepentingan yang ada, dan bahkan sedapat mungkin mengubah perbedaan tersebut menjadi sinergi yang akan mendorong tercapainya tujuan organisasi
	e.	Understanding (memecahkan masalah bersama-sama)
		Semua elemen atau pihak yang berada dalam organisasi tersebut dilibatkan dan berpartisipasi untuk mengatasi permasalahan atau konflik yang terjadi

Unduh Materi 1 - Berkomunikasi Di Tempat Kerja

Format : PPT - Doc - Tata Cara Menggunakan Telepon.doc

<Bagian 1>

Tweet

Share